1. AKUN

1.1. Apa itu WAVE?

1.1.1. Apa itu WAVE?

WAVE (Waskita Application Vendor Execellence) adalah integrated website vendor management system (VMS) dimana di website tersebut vendor dapat mengisikan secara langsung data data mereka sehingga database penyimpanan data untuk seluruh vendor Waskita dapat tersimpan rapi untuk keperluan pengadaan Project Waskita.

1.1.2. Apa tujuan penggunaan Wave?

Wave ditujukan sebagai wujud digitalisasi yang akan memudahkan dalam mengelola seluruh vendor yang bekerjasama dengan waskita dan cukup sekali submit dokumen

1.1.3. Apakah registrasi wave berdampak pada proses pencarian proyek yang telah saya kerjakan?

Segala ketentuan mengenai WAVE tidak berlaku surut, artinya kontrak yang telah berjalan tetap berjalan seperti biasanya

1.2. Cara mendapatkan akun WAVE

1.2.1. Bagaimana cara kami mendapatkan akun WAVE?

Apabila Bapak/Ibu pernah bertransaksi di Waskita, maka secara otomatis Bapak/Ibu akan menerima email username dan password. Silahkan cek kembali Kotak Masuk atau SPAM email Bapak/Ibu. Apabila belum pernah (vendor baru di lingkungan waskita), maka Bapak/Ibu dapat melakukan registrasi melalui https://wave.waskita.co.id/register

1.3. Akun dan password

1.3.1. Bagimana cara mengubah password?

Silahkan mengakses https://wave.waskita.co.id/auth/forgot_password lalu masukkan email Bapak/Ibu untuk memperoleh email yang berisikan link untuk me-reset password kemudian ikuti petunjuk yang diberikan pada email tersebut.

2. DATA

2.1. Format Data

2.2. Registrasi vendor baru

2.2.1. Bagaimana cara mendaftar sebagai rekanan Waskita?

Bapak/Ibu dapat melakukan registrasi melalui https://wave.waskita.co.id/register

2.2.2. Dokumen apa saja yang diperlukan untuk keperluan pendaftaran?

"1. Akta Pendirian berikut SK kemenkumham 2. Akta Perubahan yang menyatakan susunan pengurus terakhir berikut SK kemenkumham 3. Akta perubahan yang menyatakan susunan pemegang saham terakhir berikut SK kemenkumham 4. Foto Kantor yang memperlihatkan plang kantor permanen 5. Link dan screenshot google maps 6. NPWP 7. SIUP 8. TDP/NIB 9. Surat Domisili Perusahaan 10. SBU/SBUJK 11. IUJK 12. Laporan Keuangan tahun sebelumnya 13. SPPKP 14. Rekening Perusahaan 15. Sertifikat perusahaan apabila ada 16. Data Pemegang Saham 17. Data pengurus perusahaan 18. Data Tenaga Ahli apabila ada 19. Data Peralatan konstruksi atau fasilitas kerja apabila ada Sedangkan untuk data perorangan adalah: 1. KTP 2. NPWP 3. Ijazah 4. Surat Rekomendasi 5. Workshop apabila ada 6. Foto Peralatan apabila ada

2.2.3. Bagaimana jika kami tidak memiliki SPPKP?

Apabila Bapak/Ibu merupakan PKP (Pengusaha Kena Pajak) maka Bapak/Ibu wajib melampirkan SPPKP, namun apabila bukan PKP maka wajib melampirkan surat pernyataan non-PKP yang bertanda tangan diatas materai.

2.2.4. Kami memiliki pertanyaan lain, bisa menghubungi kemana?

Bapak/Ibu dapat menghubungi kami melalui email di vendor.helpdesk@waskita.co.id

2.3. Registrasi Vendor Eksisting

2.3.1. Sebelumnya kami pernah bekerjasama dengan Waskita namun belum memiliki BAST pada kerjasama sebelumnya, bagaimana solusinya?

Apabila Bapak/Ibu memiliki pekerjaan, baik di lingkungan Waskita maupun di luar lingkungan Waskita, silahkan mengurus kelengkapan administrasinya terlebih dahulu (SPK/Kontrak, BAST maupun Surat Rekomendasi dari Pemberi Kerja)

2.3.2. Sebelumnya kami pernah bekerjasama dengan Waskita namun tidak diberikan surat referensi pemberi kerja pada kerjasama sebelumnya, bagaimana solusinya?

Apabila Bapak/Ibu memiliki pekerjaan, baik di lingkungan Waskita maupun di luar lingkungan Waskita, silahkan mengurus kelengkapan administrasinya terlebih dahulu (SPK/Kontrak, BAST maupun Surat Rekomendasi dari Pemberi Kerja)

2.3.3. Apabila kami sudah menjadi rekanan Waskita dengan bidang usaha tertentu dan ingin mengikuti lelang bidang usaha lainnya apakah kami harus melakukan daftar baru?

DnB akan berpengaruh kepada penilaian PB-04 supplier besar dan sub-kontraktor besar (yang memiliki nilai kontrak diatas 50 Miliar Rupiah) sehingga WAVE akan meminta data tersebut. Untuk memvalidasinya, dibutuhkan dokumen pendukungnya.

2.3.4. Badan usaha seperti UD., TB., apakah bisa mendaftar?

Bapak/Ibu bisa mendaftar sebagai vendor dengan memilih kategori badan usaha dalam negeri.

2.3.5. Kami memiliki pertanyaan lain, bisa menghubungi kemana?

Bapak/Ibu dapat menghubungi kami melalui email di vendor.helpdesk@waskita.co.id

2.4. Masalah terkait data yang diunggah

2.4.1. Bagaimana metode perhitungan Sisa Kemampuan Nyata?

"Sisa Kemampuan Nyata Perusahaan = (0,6 x 7 x Total Modal pada Laporan Keuangan Tahun Terakhir) - (Total Nilai Pekerjaan yang Sedang Bapak/Ibu Kerjakan) Sisa Kemampuan Nyata Perseorangan = (3 x Nilai Kontrak Sejenis Tahun Terakhir) - (Total Nilai Pekerjaan yang Sedang Bapak/Ibu Kerjakan) Sisa Kemampuan Nyata Usaha Mikro dan Kecil = 5 - Jumlah Kontrak yang Sedang Berjalan."

2.4.2. Kapan waktu untuk pengunggahan dokumen verifikasi?

Dokumen kualifikasi dapat diunggah sejak Bapak/Ibu menerima email username sampai Bapak/Ibu akan mengikuti pengadaan di lingkungan PT. Waskita Karya (Persero), Tbk.

2.4.3. Surat Pernyataan Bank apakah surat referensi bank atau cukup dengan surat yang dikeluarkan dari perusahaan?

Surat pernyataan bank wajib dikeluarkan oleh pihak bank, bertanda tangan dan stempel basah serta ditujukan untuk PT. Waskita Karya (persero)

2.4.4. Apakah kami perlu mengirimkan dokumen fisik?

Tidak. Seluruh dokumen akan diverifikasi secara on-desk yang berarti secara online.

2.4.5. Apa yang dimaksud dengan data badan usaha perorangan?

Tidak ada badan usaha perseorangan. Apabila Bapak/Ibu adalah Rekanan Perseorangan yang menjalankan Badan Usaha Perseorangan (UD, TB, dll) Bapak/Ibu dapat memilih Badan Usaha Dalam Negeri.

2.4.6. Bagaimana jika sertifikat yang diunggah tidak memiliki tanggal kadaluarsa?

Silahkan melakukan tick/centang pada box "berlaku seumur hidup"

2.4.7. Kami sudah upload dokumen namun selalu gagal, bagaimana solusinya?

Mohon pastikan format dan ukuran file yang diupload sudah benar dan koneksi internet Bapak/Ibu dalam keadaan stabil.

2.4.8. Bagaimana jika data yang diupload sudah pernah digunakan?

"Untuk perihal tersebut, Bapak/Ibu tidak perlu melakukan pendaftaran ulang. Untuk selanjutnya, Bapak/Ibu bisa mengakses aplikasi WAVE dengan User ID = ******* Password = *******"

2.4.9. Perusahaan kami sudah berubah dari CV menjadi PT, bagaimana cara mengubah datanya?

Bapak/Ibu dapat melakukan registrasi baru karena perubahan dari CV dan PT merupakan pembubaran dan pembentukan Persekutuan Perdata yang berbeda.

2.4.10. Bagaimana jika kami tidak memiliki ijazah namun sistem Wave mewajibkan upload?

Ijazah bukan dokumen yang bersifat wajib namun akan mempengaruhi nilai prakualifikasi (PB-04) Bapak/Ibu.

2.4.11. Bagaimana cara mengubah data yang sudah diupload?

Untuk perihal pengisian data selama belum diklik ‘kirim’, Bapak/Ibu bisa melakukan pengeditan dengan data yang salah pada proses input.

2.4.12. Mengapa kami diwajibkan untuk mengupload foto kantor hingga ke ruangan kerja?

Tujuan kami mewajibkan calon rekanan mengupload foto-foto kantor untuk memastikan bahwa semua vendor telah memenuhi peraturan perundangan-undangan sebab rumah tinggal tidak diperbolehkan menjadi tempat usaha.

2.4.13. Apakah kami wajib mengisikan data laporan keuangan?

Bapak/Ibu wajib memberikan informasi laporan keuangan apabila hendak bekerja sama dengan Waskita.

2.4.14. Apabila ada dokumen mandatory yang hilang/tidak dimiliki, bagaimana solusinya?

Silahkan mengurus terlebih dahulu dokumen yang hilang tersebut sampai Bapak/Ibu memperoleh dokumen penggantinya.

2.4.15. Daftar peralatan ada berbagai macam (kantor, workshop, dll) dan harus upload berkas. Berkas yang dimaksud apakah berkas kepemilikan atau yang lainnya?

Berkas yang harus dilampirkan adalah foto aktual peralatan yang dimiliki oleh perusahaan Bapak/Ibu dan berkas kepemilikannya.

2.4.16. Kami memiliki pertanyaan lain, bisa menghubungi kemana?

Bapak/Ibu dapat menghubungi kami melalui email di vendor.helpdesk@waskita.co.id

2.4.17. Dokumen yang kami miliki sudah daluwarsa. Apa yang harus kami lakukan?

Silahkan melakukan pembaruan dokumen dan mengunggah dokumen yang terbaru di WAVE

2.5. CQSMS

2.5.1. Bagaimana format penamaan dokumen untuk CQSMS?

Untuk format penamaan dokumen CQSMS disarankan sesuai dengan nama dokumennya dan tidak menggunakan simbol ataupun karakter khusus.

2.5.2. Untuk verifikasi apakah kami cukup mengirimkan foto-foto atau akan ada verifikasi langsung?

Apabila foto dan dokumen yang Bapak/Ibu kirimkan diragukan, Waskita akan melakukan verifikasi site visit.

2.5.3. Apakah akan ada evaluasi CQSMS setelah periode tertentu?

Evaluasi QHSE akan dilakukan bersamaan dengan evaluasi rekanan.

2.5.4. Saat ini kami memiliki kontrak berjalan dengan Waskita namun skor CQSMS belum bisa terpenuhi. Bagaimana dampaknya?

Bapak/Ibu wajib mendaftar di klinik CQSMS. Untuk proses tersebut, silahkan menghubungi SQHSM, QHSEM, ataupun Divisi QHSE Waskita.

2.5.5. Kami belum memahami pertanyaan yang ada, apakah ada pembinaan khusus terkait CQSMS?

Pembinaan terkait CQSMS dapat dilakukan melalui klinik CQSMS. Untuk informasi lebih lanjut, Bapak/Ibu dapat menghubungi Business Unit yang bersangkutan atau Divisi QHSE.

2.5.6. Berapa nilai minimum untuk bisa lulus CQSMS?

Bapak/Ibu harus mencapai nilai minimal 51 untuk bisa lulus CQSMS.

2.5.7. Apabila kami lulus dengan nilai 60, apakah masih bisa untuk diperbaiki lagi?

Bapak/Ibu masih bisa memperbaiki nilai tersebut.

2.5.8. Kami vendor kecil dan belum bisa memenuhi kriteria yang diminta oleh CQSMS, bagaimana solusinya?

Pengertian Vendor Kecil di Waskita mengacu kepada Undang-Undang No 20 Tahun 2008 tentang UMKM. Apabila Bapak/Ibu memenuhi kriteria Usaha Mikro dan Kecil sebagaimana tercantum pada Pasal 6 UU 20/2008 tersebut, silahkan melengkapi CQSMS Non PKP. Namun Bapak/Ibu akan terbatas kepada Pengadaan yang dikategorikan khusus untuk UMKM.

2.5.9. Kami memiliki pertanyaan lain, bisa menghubungi kemana?

Bapak/Ibu dapat menghubungi kami melalui email di vendor.helpdesk@waskita.co.id

2.6. Proses verifikasi

2.6.1. Berapa lama proses verifikasi dilakukan?

Proses verifikasi dilakukan secara bertahap dan akan bergantung kepada jumlah vendor yang meminta verifikasi di waktu yang bersamaan

2.6.2. Sebelumnya status vendor kami sudah sebagai Calon Rekanan Waskita, namun sekarang berubah menjadi unverified. Dimana kami bisa mengetahui penyebabnnya?

Bapak/Ibu dapat melakukan pengecekan email yang digunakan pada saat pendaftaran. Akan ada informasi lengkap terkait data Bapak/Ibu yang sudah tidak lagi memenuhi persyaratan sebagai calon rekanan Waskita.

2.7. Lelang

2.7.1. Dimana kami akan mendapat informasi apabila diadakan lelang?

Informasi Pengadaan dapat diperoleh di Header, bagian Pengadaan

3. ERROR

3.1. Kendala saat login

3.1.1. Bagaimana jika dokumen pakta integritas tidak dapat didownload?

Silakan refresh browser lalu coba download kembali.

3.1.2. Saya sudah memasukkan User ID dan password yang benar namun selalu gagal dan kembali ke halaman utama, bagimana solusinya?

Silakan Bapak/Ibu lakukan restart browser lalu coba ulangi kembali.

3.1.3. Sudah menerima User ID dan password namun tidak bisa login

Silahkan melakukan reset password. Apabila Bapak/Ibu masih menemui kendala, silahkan menghubungi email vendor.helpdesk@waskita.co.id

3.1.4. sudah berhasil ubah password namun tidak berhasil,sudah forgot password tidak ada email pembaharuan

Mohon cek folder spam atau konsultasikan dengan pihak IT perusahaan Bapak/Ibu apakah ada aturan yang memblokir masuknya email tertentu.

3.2. Kendala saat update dan upload

3.2.1. Bagaimana jika saat update data atau upload dokumen oleh vendor terjadi error?

Vendor yang sudah berstatus Waiting List Dokumen dan sedang dilakukan verifikasi oleh verifikator, tidak diijinkan melakukan update, penggantian, penambahan data serta dokumen di Aplikasi WAVE

4. SERVICE DESK

4.1. Tidak menemukan solusi dari kendala yang dihadapi

Bapak/Ibu dapat menghubungi proyek Waskita tempat Bapak/Ibu berkontrak atau melalui email ke vendor.helpdesk@waskita.co.id